Betriebswirtschaft | 25 BGL-Reihe: Hilfen und Impulse zur Digitalisierung, Folge 17: Merkblatt: „eRechnung“ Das Merkblatt ist eines von 20 Arbeitshilfen zur Digitalisierung, die der BGL-Ausschuss Digitalisierung entwickelt hat. Diese Merkblätter können hier heruntergeladen werden: www.galabau.de/digitalisierung Bundesverband Garten-, Landschafts- und Sportplatzbau e. V. Neubau Grünpflege Planung e b r e w e G h c i l t n e f f Ö t a v i r P U G A u f t r a g s a b w i c k l u n g Abrechnung eRechnung 3.13 r e t i e b r a t i M 5 - 1 r e t i e b r a t i M 5 1 - 6 r e t i e b r a t i M 0 3 - 6 1 r e t i e b r a t i M 0 6 - 1 3 r e t i e b r a t i M 0 6 > R E L E V A N Z R E I F E G R A D M E H R W E R T e f l i h s g n u r e i t n e i r O g n u b i e r h c s e B Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen stellt eine E-Rechnung eine Rechnung dar, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht wird. Reine PDF-Dateien, wie beim digitalen Rechnungsversand per E-Mail, sind nicht automatisch E-Rechnungen, da die strukturierten Daten für eine maschinenlesbare Verarbeitung fehlen. Durch den Einsatz ausschließlich strukturierter Rechnungsdaten soll ein medienbruchfreier und standardisierter Prozess vom Rechnungsversand bis zur Bezahlung der beauftragten Leistungen ermöglicht werden. E-Rechnungen werden mit einer geeigneten Branchen- oder Fakturierungssoftware, oder einem externen Rechnungsdienstleister (E-Invoicing-Dienstleistern) erzeugt. Als Übertragungs- /Empfangswege stehen u. a. E-Mail, DE-Mail, E-Post, Weberfassung, Web-Upload, PEPPOL zur Verfügung. e h c i l t h c e R l n e g a d n u r G Für Rechnungen an Auftraggeber der Bundesrepublik Deutschland (Ministerien und Bundesbehörden) gilt die E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-Rech-VO) vom 6. September 2017. Hier ist geregelt, dass Auftragnehmer ab dem 27. November 2020 Ihre Rechnungen in digitaler, strukturierter Form über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes einreichen müssen. Für Rechnungen an Landesbehörden und kommunale Auftraggeber gibt es eigene Verordnungen, bzw. wird es diese geben, in denen eigene Termine festgelegt werden. Gleiches gilt für Auftraggeber der Privatwirtschaft und privatisierte Betriebe der öffentlichen Hand, z.B. die Deutsche Bahn, die Ihrerseits eigene Termine und Fristen festlegen. Eine Übersicht zu den verschiedenen Ländervorgaben rund um die elektronische Rechnungsstellung stellt der Verband elektronische Rechnung (VeR) mit einer interaktiven Deutschlandkarte auf seiner Homepage zur Verfügung. Damit eine Rechnung als E-Rechnung anerkannt wird muss diese die Anforderungen der E-Rech-VO erfüllen und einem der neuen Datenaustauschstandards XRechnung oder ZUGFeRD entsprechen, oder einen anderen der europäischen Norm EN 16931 entsprechenden Standard einhalten. In Deutschland haben sich zwei E-Rechnungs-Standards etabliert: n e n o i t k n u F t f n u k u Z • n e g a r f t i e L Besteht bei einem öffentlichen Auftraggeber die gesetzliche Notwendigkeit für eine E-Rechnung? Fordert der Auftraggeber eine E-Rechnung? • • Welche Übertragungswege für die E-Rechnung sind gefordert ? • Muss eine Registrierung für das E- • Rechnungsverfahren vorgenommen werden? Bietet die Branchensoftware die Möglichkeit ggf. durch ein Update E-Rechnungen zu erstellen? ZUGFeRD – ist ein Hybridformat – das aus einer inhaltlich identischen PDF Datei und einer eingebetteten XML-Datei besteht, die sowohl maschinen- als auch menschenlesbar ist und zunehmende in der freien Wirtschaft bei B2B-Geschäft (Business-to-Business) eingesetzt wird. XRechnung ist eine reine XML-basierte Anwendungsspezifikation die ausschließlich in maschinenlesbarer Form vorliegt z.B. als XML- oder als EDI-Datei und derzeit nur verpflichtend für das B2G-Geschäft (Business-to Government) ist. E-Rechnungen werden zukünftig auch einen großen Nutzen bei der Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen (Kreditoren) bieten, da sich das hybride eRechnungsformat ZUGFeRD in der freien Wirtschaft bei den Zulieferern zunehmend etabliert. Mit dem Einsatz von geeigneter Software vorausgesetzt, können in einem GaLaBau-Unternehmen Eingangsrechnungen im ZUGFeRD-Format importiert und automatisiert ausgelesen werden. Somit wird die Kontierung stark vereinfacht, Erfassungsfehler und Korrekturschleifen minimiert und im Weiteren automatisiert ist ein papierloser Workflow von Eingangsrechnungen (Eingabe, Kontrolle, Buchen, Freigabe, Bezahlen, Ablage, …) umsetzbar. in einer Digitalen Dokumentenablage abgelegt und archiviert. Somit Gesetzeskonforme Rechnungsübergabe bei t r e w r h e M öffentlichen Auftraggebern Schnellere Übermittlung der Rechnungsdokumente Reduzierter Arbeitsaufwand, innerbetriebliche Effizienzsteigerung Einsparung ökologischer Ressourcen Einsparung der Kosten (Papier und Porto) vereinfachte Archivierung # eRechnung # Branchensoftware # Digitale Bauakte # eBuchhaltung Autor: Oliver Räpple, Juni 2020 Landschaft Bauen & Gestalten · 10/2022