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Landschaft Bauen und Gestalten 2|2015

abschluss aufgestellt, der Handels- brief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist beziehungsweise die Aufzeichnungen vorgenommen, die sonstigen Unterlagen entstan- den sind. Nach § 147 Abs. 3 AO läuft die Aufbewahrungsfrist nicht ab, solange und soweit die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Beach- ten Sie bitte, dass nach Ablauf der genannten Fristen Unterla- gen, unabhängig von dem Lauf der Verjährungsfristen, trotzdem noch aufbewahrt werden müssen, soweit sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuer­straf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfs- verfahren oder zur Begründung Ihrer Anträge ans Finanzamt von Bedeutung sind. Schwierige Abgrenzung Findet sich hier – oder an anderer Stelle – keine eindeutige Regelung zur Aufbewahrung einer bestimmten Unterlage, sollte diese aus Vorsichtsgründen gleichwohl zumindest so lange aufbewahrt werden, bis die Unsicherheit beseitigt ist. Bei Abgrenzungs- schwierigkeiten in der Frage, ob eine Unterlage sechs oder zehn Jahre aufzubewahren ist, empfiehlt es sich immer, die längere Frist von zehn Jahren zu beachten. Glei- chermaßen sollte auch in anderen einzelfallbezogenen Zweifelsfällen verfahren werden. Schwierigkeiten bei der Abgrenzung können zum Beispiel dort auftreten, wo einem Vertrag Dauerwirkung zukommt oder sich bestimmte Buchungen nur anhand des Vertrages nach- vollziehen lassen – im Zweifel wird man gut daran tun, den Ver- trag zehn Jahre aufzubewahren. Beispiel: Ein Mietvertrag kann Bestandteil einer umsatzsteuer- lichen Rechnung sein. In diesem Fall wird ein Betriebsprüfer bei der Prüfung der Vorsteuerabzugs- berechtigung sich (Jahre später) den Vertrag vorlegen lassen. Aufbewahrung elektronischer Rechnungen Für elektronische Rechnun- gen gelten die allgemeinen/ um­satzsteuerlichen Aufbewah- rungspflichten gleichermaßen. Elektronische Rechnungen sind in dem elektronischen Format der Ausstellung bzw. des Empfangs (z. B. digital als E-Mail ggf. mit Anhängen in Bildformaten wie pdf oder tiff, digital als Computer- Telefax, digital als Web-Download oder in EDI-Formaten) aufzube- wahren. Für so genannte (elekt- ronische) Begleitdokumente, wie z. B. Lieferscheine oder Bestellbe- stätigungen, besteht keine spezielle Aufbewahrungspflicht. Als emp- fangene Handels- und Geschäfts- briefe unterliegen diese jedoch regelmäßig einer sechsjährigen Aufbewahrungspflicht. Elektronische Rechnungen sind zwingend elektronisch während der Dauer der Aufbewahrungsfrist auf einem Datenträger aufzube- wahren, der keine Änderungen mehr zulässt. Hierzu gehören ins- besondere nur einmal beschreib- bare CDs und DVDs. In Fachkrei- sen wird oft auch auf Dokumen- tenmanagementsysteme verwiesen. ACHTUNG: Die Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung ausschließlich als Papierausdruck ist nicht zulässig. Während des gesamten Auf- bewahrungszeitraums müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden. Das bei der Aufbewahrung angewendete Ver- fahren und die Prozesse müssen den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und DV-gestützter Buchführungssysteme und den Grund­sätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterla- gen entsprechen. Die aufbewahrten Rechnungen müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Da die detail- lierten Anweisungen der Finanz- verwaltung an dieser Stelle nur verkürzt wiedergegeben werden können, sollte die Aufbewahrung elektronischer Unterlagen in enger Abstimmung mit dem Steuerbera- ter des Unternehmens erfolgen. Hinweis: Eine von Standard- Telefax an Standard-Telefax oder an Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax übermittelte Rechnung gilt als Papierrech- nung! Im Zweifel sollte, wo es um Zuordnungsent­scheidungen (Papier-/elektronische Rechnung) geht, jeweils der Steuerberater zu Rate gezogen werden. Einsicht in Speichermedien Wenn eine aufbewahrungspflich- tige Unterlage nur noch auf einem elektronischen Speichermedium verfügbar ist, muss dafür gesorgt werden, dass die gespeicherten steuerrelevanten Daten während des Aufbewahrungszeitraums in der jeweils vorgeschriebenen Form und in angemessener Zeit – auch durch Dritte – abrufbar sind. Da im Rahmen von Außenprüfungen den Prüfern im Zweifel Einsicht in das Datenverarbeitungssys- tem sowie in die gespeicherten Unterlagen gewährt werden muss, ist es umso wichtiger, entspre- chende Vorkehrungen zu treffen (Beispiele: getrennte Ablage von steuerrelevanten und nicht steuer- relevanten Daten, Schutz der nicht steuerrelevanten Daten vor dem Zugriff Unbefugter). Der Prüfer kann auch verlangen, dass die Daten nach seinen Vorga- ben maschinell ausgewertet oder ihm die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträ- ger zur Verfügung gestellt werden! Dies hat, wenn nicht anderweitig Abhilfe geschaffen wird, zur Konsequenz, dass die für den Abrufvorgang benötigte Hard- und Software, gegebenenfalls auch die dazu gehörigen Handbücher, über den gesamten Aufbewahrungszeit- raum ebenfalls verfügbar gehalten werden müssen. Hinsichtlich der Anforderun- gen der Finanzverwaltung an die Verfügbarkeit (= maschinelle Auswertbarkeit) steuerrelevanter Daten und die Zugriffsmöglich- keiten der Betriebsprüfer auf die Datenbestände der Unternehmen beachten Sie bitte das Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu den Grundsätzen zum Datenzu- griff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom 16.Juli 2004, Aktenzeichen: IV D 2 - S-0316 - 136/01. Bitte beachten: Regionale Feiertage sind nicht berücksichtigt. Die Schonfrist gilt nicht bei Barzahlung oder bei Übergabe oder Übersendung von Schecks. Steuertermine Februar 2015 Steuerarten für Zeitraum Termin letzter Tag der Schonfrist Umsatzsteuer Januar 2015 (ohne Fristverlängerung) Dezember 2014 (mit Fristverlängerung) 10.02.2015 13.02.2015 Lohnsteuer, Lohnkirchensteuer Januar 2015 10.02.2015 13.02.2015 Vorauszahlungen Einkommensteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag, Körperschaftsteuer keine keine keine Vorauszahlungen Gewerbesteuer, Grundsteuer I. Quartal 16.02.2015 19.02.2015 16 | Recht und Steuern LandschaftBauen&Gestalten02/2015 10.02.201513.02.2015 Januar 201510.02.201513.02.2015 I. Quartal 16.02.201519.02.2015

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